Como qualquer área de negócio, o ramo moteleiro não está imune a fraudes. Estas podem causar prejuízos significativos ao seu patrimônio e também aos recursos do motel. Estas ações que pode ser por falhas, mal-intencionadas ou às vezes até mesmo criminosas podem tanto vir de fora, como até mesmo de dentro e, por isso falaremos melhor sobre como evitar fraudes no motel e assim preservar sua saúde financeira. 

Como evitar fraudes no motel: política de prevenção 

O negócio envolvendo motel pode ser alvo de fraude em diversas etapas, que podem ir desde fornecedores, até o mau uso das suítes. Por conta disso, uma das primeiras coisas a se observar é uma política preventiva, que possa reduzir ao mínimo esses riscos em todos os setores.  

Entre as principais medidas a serem tomadas, podemos destacar: 

1. Alinhamentos dos processos internos – ter uma política de compliance que ajustem o negócio às legislações locais e boas rotinas do setor é um dos primeiros passos a se tomar. Definir e atualizar os processos internos, deixando as regras claras por escrito uniformemente, ajudará a evitar fraudes; 
2. Fazer o treinamento adequado dos funcionários – de nada adiantará ter uma política bem definida, se quem está ali na linha de frente não souber exatamente o que fazer em cada caso e que decisões tomar em eventuais problemas. Por isso, deve-se oferecer um treinamento que capacite os funcionários a agir em qualquer situação adversa; 
3. Garantir a segurança das informações e fazer gerenciamento de risco – informações sensíveis sobre o negócio devem ser mantidas em sigilo e segurança, com acesso apenas por pessoas de confiança. Junto a isso, ter processos claros para eventuais problemas que possam vir a acontecer, afinal nenhum negócio está isento de em algum momento sofrer com isso. Entretanto, ter uma resposta eficiente e rápida pode minimizar os danos; 
4. Ter um sistema integrado de gestão – investir em um sistema integrado de gestão, facilitará o acompanhamento das rotinas administrativas, além de trazer um maior controle sobre todos os processos que temos no motel. Além disso, hoje já é possível controlar até mesmo as funções disponíveis aos hóspedes através dele.  

Com um investimento em boas políticas preventivas, haverá maior possibilidades de evitar fraudes no motel. Agora destacaremos alguns exemplos mais comuns do dia a dia e como se podem tratá-los. 

Fraudes mais comuns em motel e como evitá-las 

Ainda que os riscos envolvam todo o processo, os maiores problemas geralmente estão nos diversos processos de atendimento ao cliente. Isso porque por envolverem valores menores, acabam sendo os mais visados entre os fraudadores. Entre eles temos: 

Automatizar o controle de entrada e saída de clientes 

Um dos primeiros exemplos que destacamos fala sobre o controle de entrada e saída. Caso o registro seja todo feito manualmente, dá margem que alguém mal-intencionado omita a presença de clientes na suíte. Além disso, também pode-se distorcer o período de permanência no local.  

Uma das melhores formas de evitar isso é fazer a automação dos registros de entrada e saída do motel. Além disso, com um sistema integrado de gestão da suíte, ela apenas estará disponível para uso após a liberação pelo sistema e da mesma forma se encerrará ao término do período. Com isso, também será possível prevenir o próximo problema. 

Ter um registro e controle do estoque 

A partir do momento que se tem uma automatização do processo de entrada e saída, já é possível evitar fraudes no motel quando o assunto é o consumo de produtos dentro do quarto. Afinal, como não haverá o risco de usuários não registrados no lugar, não haverá o problema de produtos sumirem e/ou também entrarem em eventuais omissões dos registros. 

Mas essa não será a única vantagem, pois como os pedidos também serão feitos através do painel dentro do sistema integrado, tudo o que for levado para lá estará dentro dos registros do sistema. Sendo assim, será mais fácil fazer o controle do estoque, já que todas as retiradas e usos estarão presentes ali. 

Fazer uma gestão financeira 

Juntamente com tudo isso que apresentamos, uma gestão financeira eficiente se faz fundamental. Fazer o controle de fluxo de caixa, planejamento financeiro, além da gestão de entradas e saídas são pontos base para o negócio prosperar.  

Ainda que possa parecer algo muito óbvio, muitas vezes aqui são onde acontecem os maiores problemas de fraudes. Inclusive aqui uma forma de otimizar e até conseguir um melhor controle sobre é ter uma automatização nos sistemas de pagamentos, que facilitam a gestão. 

Considerações finais 

Infelizmente em todo ramo de negócio, ninguém está imune a riscos de prejuízos por conta de pessoas mal-intencionadas ou mesmo de erros, que podem ocorrer por diversos fatores. Atualmente uma das melhores formas de reduzir ao mínimo esse tipo de problema é com uma boa política de prevenção.  

Só que para que ela tenha um bom resultado, modernizar o sistema de gestão se faz necessário. Isso porque ao integrar todos os processos, ficará mais fácil controlar e ainda você terá acesso a todos os registros referentes a entradas, saídas, estoque, pedidos, etc.  

E caso você também queira integrar este sistema de gestão ao controle da suíte, sugerimos que conheça mais painel da Autonav Sistemas. Pois além de possibilitar que o cliente tenha todo o controle das funções do quarto ao lado da cabeceira como iluminação, TV, Ar-condicionado, entre outros, ele também disponibiliza que se faça todos os pedidos por lá. Juntamente com isso, possibilita que você libere as funções da suíte apenas quando ela for locada.